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医院档案管理制度及要求(精选14篇)

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2023医院档案管理制度及要求(精选14篇)

在社会发展不断提速的今天,制度对社会经济、科学技术、文化教育事业的发展,对社会公共秩序的维护,有着十分重要的作用。下面是小编整理的关于医院档案管理制度及要求的内容,欢迎阅读借鉴!

医院档案管理制度及要求(精选14篇)

医院档案管理制度及要求【篇1】

为了规范医院的档案管理,提高档案质量,保证档案完整安全,拓展档案的开发利用。结合本院实际情况,特规定如下。

1、档案工作人员设置

1.1档案室归院办管理,设专职档案员(2~3)名,负责指导各科档案员工作,以及医院全部档案的整理归档、保管及向档案局移交等工作。

1.2各职能科室设立兼职档案员1名,负责本科室档案的收集、整理和归档工作。

2、档案归档

2.1凡反映医院各项工作活动,具有查找利用价值的文件资料,均应按要求归档。

2.2立卷归档时,要遵循档案形成的规律和特点,区别不同的保管期限,做到分类清楚,组卷合理。卷内文件的排列要有秩序,使案卷能够正确地反映医院活动的全貌,便于保管和利用。

2.3归档案卷题名、卷内文件目录及立卷人、立卷时间均应填写清楚,案卷标题要简明确切,保管期限准确,装订要齐整、牢固。

2.4科技、科研档案要填写案卷全引目录和备考表。

2.5各科室档案员于每年4月底前根据《房山区第一医院保管期限表》的内容,将本科室上一年度的档案进行整理立卷并移交档案室,实物档案要随时归档,特殊情况按要求时间归档。

2.6根据医院院志续编工作的要求,各科室档案员于每年的4月底前将本科室上年度的科志上报到综合档案室。

3、档案保管

3.1档案库房内的档案材料,要按门类和载体进行科学的分类、排列、编号,柜架要排列有序。

3.2调阅搬运档案资料要轻拿轻放,严防揉搓、挤塞或撕裂档案资料,尽量减少档案的机械磨损。

3.3建立和完善全宗卷,并做好档案的收进、移出、利用等日常登记统计工作。

3.4定期检查档案保管情况,对破损或字迹褪色的档案要及时修补、复制或作其它技术处理。经常检查库房内的温湿度,及时采取各种措施把温湿度控制在标准范围内。

3.5档案库房要保持清洁,库房内严禁吸烟,不得存放与档案管理工作无关的物品。

3.6按照标准配有防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防高温等设施。

3.7档案保管不善,造成毁坏和丢失,要追究有关人员责任并予以相应处罚。

4、档案

4.1档案保管员必须有严格的观念,认真执行《法》和《守则》,不得泄漏档案机密。

4.2及时按照上级有关规定调整划分档案密级。利用未开放的档案,必须履行借阅利用的批准手续,要正确处理利用和的关系。

4.3严格遵守档案的销毁审批制度,销毁档案时要有专人负责,并在指定地点销毁。

4.4档案库房门窗要坚固,保管设备要符合要求。

5、档案借阅

5.1借阅者查阅档案,要在阅览室进行,一般不外借。需要借出或查阅涉秘档案,必须经主管领导批准,办理借阅手续。

5.2借出的档案要限期归还。外单位借阅档案,需持单位介绍信,并经主管院领导审批。

5.3借阅者要爱护档案,不准在档案资料上加注、勾划、涂改、折叠,不得抽拆文件。

5.4借阅者未经档案保管员允许,对查阅的档案资料不得擅自摘录、拍照、复制等。凡经允许摘录、复制的,必须经档案保管员审查核对。

5.5归还档案时,档案保管员要认真检查档案是否完好,及时做好归还登记,并形成档案利用效果。

医院档案管理制度及要求【篇2】

一、综合档案室是本局档案信息储存、开发利用、服务交流的.中心,负责全局档案管理的各项工作。

二、对全局的档案工作实行监督指导。

三、负责档案的接收、收集、整理、保管、统计、鉴定和提供利用等工作。

四、负责制定档案管理工作的各项制度,并负责制度的贯彻执行,同时负责对本局各组室兼职档案人员的考评工作。

五、负责综合档案室库房的日常管理工作,严格按照“八防”的要求,保证档案库房的安全和卫生。

六、组织档案管理人员进行业务学习和业务培训,努力提高档案管理人员的业务水平。

七、研究制定档案管理现代化方案,努力实现全局档案管理的现代化。

八、完成领导交办的其他各项工作任务。

医院档案管理制度及要求【篇3】

1、会计档案是记录和反映经济业务的重要史料和证据,必须严格执行安全和制度,严防毁损、散失和泄密。

2、单位每年形成的会计档案,由财务科负责整理立卷,装订成册。当年会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务科保管一年。期满之后,编造清册移交档案室保管。财务科不得自行封包保存。

3、会计档案向外单位提供利用时,档案原件原则上不得借出,如有特殊需要,须报上级主管部门批准。但不得拆散原卷册,并应限期归还。

4、各种会计档案保管的期限:

(1)5年保管期:会计月、季报表

(2)15年保管期:总帐、明细分类帐;原始凭证和记帐凭证;会计移交清册

(3)25年保管期:现金日记帐、银行存款日记帐

(4)永久性保管期:会计年度决算报表;会计档案保管,销毁清册;职工工资及奖金发放清册。

5、会计档案保管期满,需要销毁时,由档案室提出销毁意见,会同财务科共同鉴定,严格审查,编造会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称。卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、销毁时间等内容。报领导批准后方可销毁。销毁时,应由档案室、财务科共同派员监督。监销人在销毁后必须在销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告领导。

6、会计档案销毁前,对本单位认为重要的会计资料,应复留存,以便备查。

医院档案管理制度及要求【篇4】

1、会计档案包括会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算业务资料,必须严格按照财政部和国家档案局制定的《会计档案管理办法》规定,进行科学管理,妥善保存,存放有序,查找方便。

2、财务处的全部会计档案,由财务处长指定专人负责装订、整理及造册,财务处长(或指定人员)负责保管一年,一年后移交档案室保管。

3、对记账凭证,应在每月终了10日内按编号顺序装订成册,装盒保存。

4、每年终了20日内,要将全年所有账簿集中整理,装袋保存,将所有会计报表按顺序装订成册,妥善保存。

医院档案管理制度及要求【篇5】

一、对未归档会计资料进行日常管理。

(一)要求对各岗位记帐凭证的编号、整理、装订等,提出规范化要求。

(二)每月终了,要整理各个岗位的会计凭证和资料,集中保管。

(三)年终办完决算后,应按《会计档案管理办法》的要求,将全年的会计资料收集齐全,并做好整理、装订、编号登记、分类及归档等工作。

二、进行会计档案的管理。

(一)调阅会计档案,要严格办理借阅手续。凡属本单位人员调阅会计档案,要经会计主管人员同意;外单位有关人员需调阅会计档案,要有正式介绍信,经会计主管人员或单位领导同意,并登记调阅档案名称、日期、调档人单位和姓名、调档的事由及归还日期等。

(二)负责以保存期满的会计档案进行销毁工作。对保管期满的会计档案,要按《会计档案管理办法》规定,由财会部门会同档案管理部门或管理人员共同鉴定,报经上级主管部门批准后,进行处理。对需销毁的会计档案,要填写'会计档案销毁清册'。销毁时,由单位领导指定档案管理部门和财务部门共同派员监督,并在销毁清册上签名或盖章。'会计档案销毁清册'要长期保存,以便备查。

(三)会计档案销毁前,对本单位认为重要的会计资料,应复印留存。

医院档案管理制度及要求【篇6】

一、医院所有文件、信函、简报及其它资料等,统一由办公室专人实行归档规范管理。

二、医院收文程序是:各科室在接收到相关文件(含外出开会)时必须先交办公室,由办公室负责统一登记、编号,呈送医院领导阅批,不得遗漏、延误和丢失。文件传阅完毕后,统一由办公室保存,相关科室保存复印件。

三、医院发文程序是:各承办科室根据院领导批示意见起草文件,文件起草后,按报批程序报分管领导、院长签发。拟文科室必须按照领导签发稿认真校对后交办公室把关,并统一编号,统一印制。凡未经分管领导或院长签发的文件,办公室不予编号;文件印制必须规范、清晰、整洁,盖章后,要连同签发稿、附件等一式三份入档保存。

四、拟文科室要注重提高公文质量,格式规范,字迹工整,确保公文的权威性和严肃性。各科室的文件要妥善保管,不得随意丢放。印制涉密文件、材料过程中形成的废页、废件应由相关负责科室及时销毁。

五、办公室要对所有文件、档案及各种资料在年底时分类登记、整理装订、入档保存。外出开会或从上级机关带回的文件,及时交办公室专人进行登记入档保存。未经办领导允许,各股室不得擅自复印、摘印涉密文件和资料。

六、外单位查阅档案资料时,须说明查阅的范围及用途,经院长或分管领导批准后方可查阅。本单位人员查阅文件档案时,要通过办公室查阅,阅后及时归档。

七、严格遵守纪律。各种秘密文件、档案、统计资料、编制信息、会议记录等,都由办公室专人负责管理,保守秘密。需销毁的文件资料,要进行清理登记,通过一定方式彻底销毁。

八、对违反纪律,丢失文件档案造成失密、泄密的人员,给予批评教育。情节严重的,建议给予党纪、政纪处分,故意泄密造成严重后果的,要追究其法律责任。

医院档案管理制度及要求【篇7】

一、非本室工作人员,不得擅自进入档案室,确因工作需要,须经批准同意,由本室人员陪同方可进入。

二、库房内的档案要进行系统排列存放,不准堆放与档案无关的东西。

三、做好库房内“六防”(防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀)工作,平时要勤检查、勤打扫、保持档案室卫生整洁、安全。

四、案卷查阅完毕要及时归还原处,出借案卷要经过批准,并办理好借阅登记手续。

五、对档案室所藏档案要进行经常性检查,发现问题及时采取有效措施。

六、档案室钥匙做到专人负责保管不准随意给他人使用,若发现遗失应予全部调换。

医院档案管理制度及要求【篇8】

一、查阅利用本馆开放档案、资料者,须持身份证(或工作证、学历证书)等有效证件,同时填写查阅登记表;受他人委托者,还须出具他人上述任一证件(含复印、传真件)及委托查阅申请书。

二、查阅重要的或密级档案,按《档案制度》办理;查阅本职范围外的.重要档案,须经办公室负责人批准;查阅珍贵档案时,以复印件代替原件利用。

三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的,除出具所在单位证明外,()须经办公室负责人或学校分管领导批准,并办理外借手续(限5天内归还);若续借,需办续借手续。

四、提供利用档案时,按学校有关规定收费。

五、外国组织和人员利用开放档案、资料,按国家有关规定办理。

六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者,有权给予劝告、责令赔偿或其它处置,直至追究法律责任。

七、未经主管校领导批准或办公室授权,任何单位、个人无权公布档案内容。

医院档案管理制度及要求【篇9】

1、档案室是机要重地,非档案管理人员严禁入内。

2、档案库房必须坚固,采取防火、防盗、防虫、防潮、防鼠、防光、防尘等措施,并经常检查各项措施是否有效。

3、对库房内各种档案进行科学分类、排列、编号,分别上架入柜,柜架排列科学、合理。

4、库房内严禁存放与保存档案无关的非档案物品。

5、经常清理环境卫生保持库房整洁美观。

6、库房内置放温、湿度检测设置,定期检查、记录、分析,库内温度应经常保持在l4—24摄氏度,相对湿度保持在45%-60%。

7、档案管理人员定期检查档案保管情况,做好记录,发现破损和字迹模糊及时修补、复制。

8、档案管理人员离开时应熄灯、关好门窗。

医院档案管理制度及要求【篇10】

一、高度认识档案工作的重要性,严格遵守有关法规和制度。

二、查阅涉密档案或内部材料,须经有关部门和办公室负责人批准,必要时报请有关校领导审批。查阅时须严格履行登记手续,注明查阅目的和内容。

三、未经批准,任何人不得私自带档案出馆;档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有性质的档案内容 。

四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的,须妥善保管,用后销毁,如发生涉密问题,后果由利用者负责。

五、不归档的重份文件及内部材料,须交由学校集中销毁。

六、在校委员会的指导下,做好档案密级变更和解密工作。

七、档案馆工作人员或利用者,如有违反规定的,视情节轻重按有关规定处理。

医院档案管理制度及要求【篇11】

1、会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括:

(1)会计凭证类:原始凭证,记帐凭证,汇总凭证,其他会计凭证。

(2)会计记帐簿类:总帐,明细帐,日记帐,固定资产卡片,辅助帐簿,其他会计帐簿。

(3)财务报告类:月度、季度、年度报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。

(4)其他类:银行存款余额调节表,银行对帐单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。

2、会计档案每年形成,由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。

当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管两年(会计机构内部指定专人保管,出纳人员不得兼管会计档案)。期满后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管。移交本单位档案机构保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任。

3、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案的保管期限按照国家《会计档案管理办法》规定执行。

4、会计档案不得借出,如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或者复制,并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

5、保管期限满的会计档案,可以按以下程序销毁:

(1)由会计机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

(2)单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

(3)销毁会计档案时,由会计机构派员监销。

保管期满但未结清的债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

医院档案管理制度及要求【篇12】

一、医院所有文件、信函、简报及其它资料等,统一由办公室专人实行归档规范管理。

二、医院收文程序是:各科室在接收到相关文件(含外出开会)时必须先交办公室,由办公室负责统一登记、编号,呈送医院领导阅批,不得遗漏、延误和丢失。文件传阅完毕后,统一由办公室保存,相关科室保存复印件。

三、医院发文程序是:各承办科室根据院领导批示意见起草文件,文件起草后,按报批程序报分管领导、院长签发。拟文科室必须按照领导签发稿认真校对后交办公室把关,并统一编号,统一印制。凡未经分管领导或院长签发的文件,办公室不予编号;文件印制必须规范、清晰、整洁,盖章后,要连同签发稿、附件等一式三份入档保存。

四、拟文科室要注重提高公文质量,格式规范,字迹工整,确保公文的权威性和严肃性。各科室的文件要妥善保管,不得随意丢放。印制涉密文件、材料过程中形成的`废页、废件应由相关负责科室及时销毁。

五、办公室要对所有文件、档案及各种资料在年底时分类登记、整理装订、入档保存。外出开会或从上级机关带回的文件,及时交办公室专人进行登记入档保存。未经办领导允许,各股室不得擅自复印、摘印涉密文件和资料。

六、外单位查阅档案资料时,须说明查阅的范围及用途,经院长或分管领导批准后方可查阅。本单位人员查阅文件档案时,要通过办公室查阅,阅后及时归档。

七、严格遵守纪律。各种秘密文件、档案、统计资料、编制信息、会议记录等,都由办公室专人负责管理,保守秘密。需销毁的文件资料,要进行清理登记,通过一定方式彻底销毁。

八、对违反纪律,丢失文件档案造成失密、泄密的人员,给予批评教育。情节严重的,建议给予党纪、政纪处分,故意泄密造成严重后果的,要追究其法律责任。

医院档案管理制度及要求【篇13】

为全面反映医院历年经营和管理工作的内容,妥善完整地保存各类重要文件、资料,加强档案管理工作的规范化、标准化、程序化,制定本制度。

1、适用范围

本制度适用于医院各类档案的管理。

2、职责部门

2.1院办(人事行政部)负责院级文件档案的管理工作。

2.2部门(科室)指派专人兼任档案管理员,负责部门(科室)档案的日常管理工作。档案管理人员变动须及时办理交接并通知院办(人事行政部)负责人。

2.3院办(人事行政部)负责指导与监督各部门档案管理的实施情况。

2.4部门(科室)负责人负责审批本部门(科室)普通文档的借阅申请,其它文档的借阅申请由总经理(院长)或指定负责人审批。

2.5机密文件借阅、所有文件的复制及销毁申请由总经理(院长)或指定负责人审批。

3、档案收集、归档

3.1凡医院缮印发出的公文(含定稿和打印的原件与附件、批复请示、转发文件等),原件一律由院办(人事行政部)统一归档管理,发文复印件按规定由收文部门各自归档。

3.2各部门处理完毕或批存的文件材料,由部门文秘集中统一整理、归档。

3.3一项工作分别由几个部门(科室)参与办理形成的文件、决议,由主办部门(科室)负责收集整理,交院办(人事行政部)归档。

3.4部门(科室)组织召开的工作会议纪要与有关材料由本部门(科室)收集、归档。

3.5医院召开的工作会议文件由院办(人事行政部)收集、归档,并由会议组织部门(科室)指定专人将会议材料、声像档案等向院办(人事行政部)办理归档手续。

3.6医院员工外出学习、考察、调研、参加上级单位召开的会议等公务活动需将文件归档的,应及时交院办(人事行政部)归档。

4、档案立卷

4.1档案管理员应使用档案盒(或文件夹)根据文件类型将档案分别立卷,统一存放至档案柜中。

4.2档案立卷应使用归卷用的“案卷类目”,“案卷类目”条文必须简明确切。

4.3案卷类目编制原则:含医院全称和经办部门全称,按上(医院全称)、下(经办部门全称)排版;根据文字量,也可以按左(医院全称)、右(经办部门全称)排版。

4.4案卷类目名称需根据4.3款标准,采用标黑一号字体打印,粘贴于档案盒(或文件夹)左侧距顶部3厘米处。

4.5归档的文件资料须按年度分别立卷,立卷必须核对归档文件的完整性、准确度,对存在缺陷的文件资料要责成有关人员收集齐全后再行立卷归档。

4.6归档文件应符合国家有关档案管理的要求,目录清楚、字迹工整、图样清晰,不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔和复写纸复写。

4.7部门(科室)经办的文件原则上应于收、发文后一个月内完成归档;医院每年6月份以前必须完成上年度全部文件资料的立卷归档工作。

5、档案目录编制

5.1档案文件编号原则:A1A2A3A4-B1B2C1C2-D1D2其中A1A2为医院代字(遵照《行文管理制度》附件《医院简称对照表》),A3A4为两位数年份号,B1B2为部门(科室)代字(大类)号,C1C2为文件类型(小类)号,D1D2为两位数档案序号。以上代字为汉字的,均用其拼音的首字母表示。例如:山西现代女子医院的行政部为经办部门,归档文件类型为2006年的通知,是此卷中的第7份文件,则档号为:JX06-XZTZ-07。

5.2档案管理员应在档案盒(或文件夹)首页位置设立《档案目录》。

5.3所有归档文件必须在首页面右侧用口取纸标记文件编号,并按顺序将档案信息登记在《档案目录》中,以便查阅。

5.4《档案目录》内容应包括目录序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、经办人、归档编号、备注等项目。

6、档案保管权限、期限与类型

6.1档案保管权限

6.1.1财务部档案由财务部保存;

6.1.2人事部档案由人事部保存;

6.1.3医院证、章、信由总经理(院长)指定负责人保存;

6.1.4其它各类档案由院办(人事行政部)保存。

6.2档案保管期限

6.2.1财务档案应严格遵照国家有关规定的保管期限执行。

6.2.2医院证、章、信及相关文件资料属永久保存档案。

6.2.3政府职能部门授予、发放的各种许可证书、等级证书、资格证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件属永久保存档案。

6.2.4本医院的历史沿革、重要事项记载及反映本医院重要活动的剪报、照片、录音、录像等属永久保存档案。

6.2.5普通文档保管期限为3年至5年。

6.2.6文档须于失效当日即刻销毁。

6.3文档的保存形式:

6.3.1文字性普通文档分为文字与电子两种方式保存。

6.3.2计算机存储的涉密文件应采取加密保护措施,文件密码由指定的文件保管人设定,并须将该文件路径及密码报院办(人事行政部)备存,并保证其真实性。

6.3.3机密文档以书面或实物形式保存。

6.4档案类型

6.4.1行政档案,包括:

营业执照正、副本,复印件;

法定代表人身份证(护照)(复印件);

对内、对外收、发的《通知》、《决定》、《函》、《总结》、《报告》等各类正式公文;

各项重要活动的组织流程、领导讲话稿、声像图片等相关资料;

各部门(含财务、医务科室)现行的各项规章制度、规定、流程等;

院级会议的会议纪要、决议;

医院年度(季、月、周)工作计划汇总表;

《办公房屋租赁合同》、或自置房屋产权证等固定资产档案;

购置车辆所有权证、购置税证、保险、行驶证(复印件)等车辆管理档案;

对外签订的各类购买(租赁、服务)性质的合同文件;

其它应归档保管的文件、资料。

6.4.2人事档案,包括:

全院员工个人信息资料(花名册);

劳动合同及协议;

考勤打卡数据;

工资、社保等薪酬相关资料;

招聘表格、人才库等相关资料;

员工绩效考核相关资料;

其它应归档保管的文件、资料。

6.4.3财务会计档案,包括:

各类审计帐册及报表;

各类会计帐册及报表;

固定资产资料;

其它须保存文档。

6.4.4药械设备档案,包括:

设备台帐;

设备出厂合格证、使用说明书;

设备安装、调试、验收报告;

设备保修卡、保修协议及维修联系方式;

设备运行维修、保养记录;

设备更新改造记录;

设备管理制度;

其它应保存的设备资料。

6.4.5医疗档案,包括:

档案内容由医疗管理部门提供。

7、档案查阅与复制

7.1总经理有权查阅医院所有档案。

7.2部门(科室)负责人有权查阅本部门(科室)所有档案。

7.3其他员工因工作需要应经过审批方可借阅有关档案。

7.4文档查(借)阅应在档案保管部门(科室)进行登记,机密文档及权限外查借(阅)须办理审批手续。

7.5查(借)阅或复制除财务类、人事类以外的档案须由院办(人事行政部)负责人审批,并进行相关登记。

7.6查(借)阅或复制财务档案、人事档案须由总经理审批。

8、档案的销毁

8.1超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案保管期限每年3月前编制销毁计划及清单,由院办(人事行政部)负责人审核无误后报总经理审批。

8.2总经理审批同意销毁计划后,必须指派两名(含)以上监销人员监督档案销毁过程,并进行签字确认。

8.3销毁档案清册要妥善保管,并将所销毁档案在有关目录中注销。

医院档案管理制度及要求【篇14】

档案保管权限、期限与类型

1、档案保管权限

1.1财务部档案由财务部保存;

1.2人事部档案由人事部保存;

1.3医院证、章、信由院长指定负责人保存;

1.4其它各类档案由办公室保存。

2、档案保管期限

2.1财务档案应严格遵照国家有关规定的保管期限执行。

2.2医院证、章、信及相关文件资料属永久保存档案。

2.3政府职能部门授予、发放的各种许可证书、等级证书、资格证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件属永久保存档案。

2.4本医院的历史沿革、重要事项记载及反映本医院重要活动的剪报、照片、录音、录像等属永久保存档案。

2.5普通文档保管期限为3年至5年。

2.6文档须于失效当日即刻销毁。

3、文档的保存形式:

3.1文字性普通文档分为文字与电子两种方式保存。

3.2计算机存储的涉密文件应采取加密保护措施,文件密码由指定的文件保管人设定,并须将该文件路径及密码报院办公室备存,并保证其真实性。

3.3机密文档以书面或实物形式保存。

4、档案类型

4.1行政档案,包括:营业执照正、副本,复印件;法定代表人身份证(护照)(复印件);对内、对外收、发的《通知》、《决定》、《函》、《总结》、《报告》等各类正式公文;各项重要活动的组织流程、领导讲话稿、声像图片等相关资料;各部门(含财务、医务科室)现行的各项规章制度、规定、流程等;院级会议的会议纪要、决议;医院年度(季、月、周)工作计划汇总表;《办公房屋租赁合同》、或自置房屋产权证等固定资产档案;购置车辆所有权证、购置税证、保险、行驶证(复印件)等车辆管理档案;对外签订的各类购买(租赁、服务)性质的合同文件;其它应归档保管的文件、资料。

4.2人事档案,包括:全院员工个人信息资料(花名册);劳动合同及协议;勤打卡数据;工资、社保等薪酬相关资料;招聘表格、人才库等相关资料;员工绩效考核相关资料;其它应归档保管的文件、资料。

4.3财务会计档案,包括:各类审计帐册及报表;各类会计帐册及报表;固定资产资料;其它须保存文档。

4.4药械设备档案,包括:设备台帐;设备出厂合格证、使用说明书;设备安装、调试、验收报告;设备保修卡、保修协议及维修联系方式;设备运行维修、保养记录;设备更新改造记录;设备管理制度;其它应保存的设备资料。

4.5医疗档案,包括:档案内容由医疗管理部门提供。

档案查阅与复制

1、院长有权查阅医院所有档案。

2、病区、科室负责人有权查阅本科室所有档案。

3、其他员工因工作需要应经过审批后可借阅有关档案。

4、文档查(借)阅应在办公室进行登记,机密文档及权限外查借(阅)须办理审批手续。

5、查(借)阅或复制除财务类、人事类以外的档案须由办公室负责人审批,并进行相关登记。

6、查(借)阅或复制财务档案、人事档案须由院长审批。

档案的销毁

1、超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案保管期限每年3月前编制销毁计划及清单,由办公室负责人审核无误后报院长审批。

2、院长审批同意销毁计划后,必须指派两名(含)以上监销人员监督档案销毁过程,并进行签字确认。

3、销毁档案清册要妥善保管,并将所销毁档案在有关目录中注销。

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